FAQ om bokföring

Bokföring innebär att registrera företagets affärshändelser, exempelvis försäljning, inköp, inbetalningar och utbetalningar, så att ekonomin kan följas och redovisas.

De flesta svenska företag och föreningar är bokföringsskyldiga. Reglerna gäller bland annat enskild firma, aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar.

Löpande bokföring betyder att affärshändelser registreras regelbundet under året och kopplas till rätt underlag.

En verifikation är underlaget till en bokförd affärshändelse, exempelvis ett kvitto, en faktura, ett kontoutdrag eller ett annat dokument som visar vad som har hänt.

Debet och kredit är bokföringens två sidor. Varje bokföringspost ska balansera så att det sammanlagda beloppet i debet motsvarar kredit.

Med kontantmetoden bokförs fakturor normalt när de betalas, med särskild hantering vid bokslut. Med faktureringsmetoden bokförs de när de skickas eller tas emot och igen när de betalas.

Bokför löpande och tillräckligt ofta för att ha kontroll över verksamheten och uppfylla reglerna. En veckovis rutin fungerar bra för många småföretag.

Moms är en skatt på varor och tjänster. Momsregistrerade företag tar normalt ut moms på försäljning och kan ofta dra av moms på inköp till verksamheten.

Ingående moms är moms som företaget betalar på inköp. Den är ofta avdragsgill när inköpet hör till momspliktig verksamhet.

Utgående moms är moms som företaget tar ut av kunden vid momspliktig försäljning och redovisar till Skatteverket.

I Sverige används normalt 25, 12 eller 6 procent beroende på vad som säljs. Vissa transaktioner är momsfria eller omfattas av särskilda regler.

Momsdeklarationen redovisar periodens utgående och ingående moms. Skillnaden visar vad företaget ska betala eller få tillbaka.

Redovisningsperioden kan vara månad, kvartal eller år beroende på företagets registrering och förutsättningar. Aktuell period och datum visas hos Skatteverket.

Rätta felet så snart som möjligt genom Skatteverkets aktuella rättelseförfarande och säkerställ att bokföringen stämmer med den korrigerade deklarationen.

Preliminärskatt betalas löpande utifrån företagets eller företagarens beräknade resultat. Prognosen kan behöva ändras om resultatet utvecklas annorlunda än planerat.

F-skatt visar att företagaren själv ansvarar för att betala preliminärskatt och sociala avgifter på ersättning för utfört arbete.

Egenavgifter är sociala avgifter som den som driver aktiv näringsverksamhet i enskild firma normalt betalar på överskottet.

Ett aktiebolag betalar skatt på sitt skattemässiga resultat. Ägarens lön och eventuell utdelning beskattas separat enligt reglerna som gäller för dem.

En kostnad är normalt avdragsgill när den har ett tydligt samband med att förvärva eller behålla inkomster i verksamheten. Privata kostnader är inte avdragsgilla.

Deklarationsunderlag är avstämd bokföring, bokslutsuppgifter och andra dokument som behövs för att kunna lämna en korrekt inkomstdeklaration.

Aktuella deklarations- och betalningsdatum finns på Mina sidor och i Skatteverkets information om viktiga datum.

En faktura behöver bland annat tydligt identifiera säljare och köpare, ha datum och unikt fakturanummer samt beskriva försäljningen, beloppet och momsen.

Fakturanumret identifierar fakturan och ska normalt ingå i en obruten och spårbar nummerserie.

Betalningsvillkor anger när kunden ska betala, exempelvis ett visst antal dagar från fakturadatum.

Kontrollera först fakturan och förfallodatumet. Därefter kan du skicka en vänlig påminnelse och vid behov följa gällande regler för kravhantering.

En kreditfaktura används för att helt eller delvis rätta en tidigare faktura, till exempel vid retur, prisjustering eller felaktigt belopp.

Fakturan är betald när betalningen har kommit in och kunnat matchas mot rätt faktura. Registrera betalningsdatum och eventuella avvikelser.

Räkenskapsinformation ska normalt bevaras i sju år. Kontrollera alltid aktuella arkiveringsregler hos Bokföringsnämnden.

Ja, digital arkivering är möjlig. Underlaget måste vara läsbart, säkert, ordnat och tillgängligt under hela arkiveringstiden.

Ett tydligt fotografi kan användas i en digital rutin, men företaget ansvarar fortfarande för att informationen bevaras enligt aktuella regler.

Försök få en kopia från leverantören. Om det inte går bör du dokumentera affärshändelsen med ett eget underlag som förklarar datum, belopp, motpart och syfte.

Privata kostnader ska inte belasta företagets resultat. Om ett privat köp har betalats med företagsmedel behöver det hanteras korrekt beroende på företagsform.

Det kan vara en PDF-faktura, ett e-kvitto, en bild, en fil från banken eller annan digital information som styrker affärshändelsen.

Ja. I en enskild näringsverksamhet är företagaren personligt ansvarig för verksamhetens avtal, skulder och skatt.

Nej, ägaren tar normalt egna uttag. Skatten beräknas på verksamhetens överskott, inte på hur mycket pengar som tas ut.

Ja. Aktiebolaget kan ingå avtal, äga tillgångar och ha skulder i eget namn.

Vanliga former är lön, ersättning för utlägg och i vissa fall utdelning. Varje uttag behöver rätt underlag och korrekt skattehantering.

Det kan bli aktuellt när verksamheten växer, riskerna ökar, fler ägare ska tas in eller du vill skilja tydligare mellan privat ekonomi och företag.

Ett separat företagskonto ger tydlig kontroll och hjälper till att hålla bolagets pengar åtskilda från ägarens privata ekonomi.

Bokslutet sammanfattar räkenskapsårets bokföring och visar företagets resultat och ekonomiska ställning efter nödvändiga avstämningar och bokslutsposter.

Ett årsbokslut är en avslutning av bokföringen. En årsredovisning är en mer omfattande offentlig rapport med särskilda form- och innehållskrav.

Aktiebolag och vissa andra företag ska upprätta årsredovisning. För andra företagsformer beror kravet bland annat på storlek och regelverk.

Årsredovisningen ska normalt ha kommit in till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut. Kontrollera alltid datumet för det aktuella bolaget.

Bland annat bank, kundfordringar, leverantörsskulder, moms, skattekonto, löner, lager, inventarier och periodiseringar behöver kontrolleras.

Periodisering innebär att en intäkt eller kostnad redovisas under den period den hör till, även om betalningen sker vid en annan tidpunkt.

Avskrivning fördelar utgiften för en tillgång över den tid som tillgången förväntas användas i verksamheten.

Bankavstämning innebär att bokföringens banksaldo och transaktioner jämförs med bankens kontoutdrag.

Månatlig avstämning är en bra miniminivå för många företag. Företag med många transaktioner kan behöva göra det oftare.

Jämför transaktionerna steg för steg och leta efter saknade, dubbla eller felbokförda poster samt betalningar som registrerats på fel datum.

Resultatrapporten visar intäkter och kostnader under en period och om verksamheten har gjort vinst eller förlust.

Balansrapporten visar företagets tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt.

Det innebär att bokföringen av skatter, avgifter och betalningar jämförs med transaktionerna på företagets skattekonto.

Lön, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, nettolön och betalningar behöver dokumenteras och bokföras mot löneunderlag.

Arbetsgivardeklarationen redovisar normalt utbetalda ersättningar, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter för redovisningsperioden.

Ett utlägg uppstår när någon tillfälligt betalar en kostnad för företagets räkning och senare får ersättning mot underlag.

Milersättning kan betalas när privat bil används i tjänsten. Dokumentera resans datum, sträcka och affärsmässiga syfte och kontrollera aktuella belopp.

Privata utgifter ska inte behandlas som vanliga företagskostnader. Hanteringen beror på företagsform och behöver bokföras korrekt.

Ett bokföringsprogram hjälper företaget att registrera affärshändelser, hantera underlag och ta fram rapporter.

En bokföringsapp passar när du vill samla fakturor, kvitton, moms och rapporter i ett mer konsekvent arbetsflöde.

BokföringsApp är ett svenskt verktyg för småföretagare med funktioner för bokföring, fakturering, kvittohantering, momsrapport, bankavstämning och rapporter.

Nej. Programmet kan förenkla arbetet och underlagen, men företaget ansvarar för uppgifterna och kan fortfarande behöva professionell rådgivning.

Titta på funktioner, användarvänlighet, exportmöjligheter, säkerhet, support, kostnad och om programmet passar företagets redovisningsmetod.